Polityka prywatności

POLITYKA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

 

1. 1. Niniejszy dokument zatytułowany ?Polityka ochrony danych osobowych? (dalej jako
   Polityka) ma za zadanie stanowić mapę wymogów, zasad i regulacji ochrony danych
   osobowych w Niepublicznym Przedszkolu Akademia Przedszkolaka (dalej zwanym Przedszkolem).

Niniejsza Polityka jest polityką ochrony danych osobowych w rozumieniu RODO –
rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w
sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w
sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE
(ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1).

 

2. 2. Polityka zawiera:
3. opis zasad ochrony danych obowiązujących w Szkole;
4. odwołania do załączników uszczegóławiających;
5. Odpowiedzialny za wdrożenie i utrzymanie niniejszej Polityki jest Dyrektor Przedszkola oraz osoby, które upoważniono do przetwarzania danych osobowych w szkole.
6. 4. Skróty i definicje:

Polityka oznacza niniejszą Politykę ochrony danych osobowych, o ile co innego nie
wynika wyraźnie z kontekstu.

RODO oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z
27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych
osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy
95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1).

Dane oznaczają dane osobowe, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.

Dane wrażliwe oznaczają dane specjalne i dane karne.

Dane specjalne oznaczają dane wymienione w art. 9 ust. 1 RODO, tj. dane osobowe
ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne
lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne,
biometryczne w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub dane
dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej.

Dane karne oznaczają dane wymienione w art. 10 RODO, tj. dane dotyczące wyroków
skazujących i naruszeń prawa.

Dane dzieci oznaczają dane osób poniżej 16 roku życia.

Osoba oznacza osobę, której dane dotyczą, o ile co innego nie wynika wyraźnie z
kontekstu.

Podmiot przetwarzający oznacza organizację lub osobę, której Przedszkole powierzyło
przetwarzanie danych osobowych (np. usługodawca IT, zewnętrzna księgowość).
Profilowanie oznacza dowolną formę zautomatyzowanego przetwarzania danych
osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych
czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy
aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej,
zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji
lub przemieszczania się.

Eksport danych oznacza przekazanie danych do państwa trzeciego lub organizacji
międzynarodowej.

IOD lub Inspektor oznacza Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

RCPD lub Rejestr oznacza Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych.

Przedszkole oznacza Niepubliczne Przedszkole Akademię Przedszkolaka, ul. Jaroszyka 5, 10-687 Olsztyn.

5. Ochrona danych osobowych w Przedszkolu – zasady ogólne.

5.1. Filary ochrony danych osobowych w Przedszkolu:

1)   Legalność – Przedszkole dba o ochronę prywatności i przetwarza dane zgodnie z prawem.

2) Bezpieczeństwo – Przedszkole zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych
podejmując stale działania w tym zakresie.

3) Prawa Jednostki ? Przedszkole umożliwia osobom, których dane przetwarza, wykonywanie swoich praw i prawa te realizuje.

4)  Rozliczalność ? Przedszkole dokumentuje to, w jaki sposób spełnia obowiązki, aby w każdej chwili móc wykazać zgodność.

5.2. Zasady ochrony danych:

Przedszkole przetwarza dane osobowe z poszanowaniem następujących zasad:

1)        w oparciu o podstawę prawną i zgodnie z prawem (legalizm);

2)         rzetelnie i uczciwie (rzetelność);

• w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą (transparentność);
• w konkretnych celach i nie ?na zapas? (minimalizacja);
• nie więcej niż potrzeba (adekwatność);
• z dbałością o prawidłowość danych (prawidłowość);
• nie dłużej niż potrzeba (czasowość);
• zapewniając odpowiednie bezpieczeństwo danych (bezpieczeństwo).

5.3. System ochrony danych.

System ochrony danych osobowych w Przedszkolu składa się z następujących elementów:

• Inwentaryzacja danych (Załącznik nr 1). Przedszkole dokonuje identyfikacji zasobów danych osobowych w placówce, zależności między zasobami danych, identyfikacji sposobów  wykorzystania danych (inwentaryzacja), w tym:

1. a) przypadków przetwarzania szczególnych danych specjalnych;
2. b) przypadków przetwarzania danych osób, których Przedszkole nie identyfikuje (dane niezidentyfikowane/UFO);
3. c) przypadków przetwarzania danych dzieci;
4. d) profilowania;
5. e) współadministrowania danymi.

• Przedszkole opracowuje, prowadzi i utrzymuje Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych (Rejestr). Rejestr jest narzędziem rozliczania zgodności z ochroną danych w Przedszkolu.
• Podstawy prawne. Przedszkole zapewnia, identyfikuje, weryfikuje podstawy prawne
  przetwarzania danych i rejestruje je w Rejestrze, w tym:

1. a) utrzymuje system zarządzania zgodami na przetwarzanie danych i komunikację na
   odległość,
2. b) inwentaryzuje i uszczegóławia uzasadnienie przypadków, gdy Przedszkole przetwarza dane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Przedszkola.

• Obsługa praw jednostki. Przedszkole spełnia obowiązki informacyjne względem osób, których dane przetwarza, oraz zapewnia obsługę ich praw, realizując otrzymane w tym zakresie żądania, w tym:

1. a) Obowiązki informacyjne. Przedszkole przekazuje osobom prawem wymagane informacje przy zbieraniu danych i w innych sytuacjach oraz organizuje i zapewnia
   udokumentowanie realizacji tych obowiązków.
2. b) Możliwość wykonania żądań. Przedszkole weryfikuje i zapewnia możliwość efektywnego wykonania każdego typu żądania przez siebie i swoich przetwarzających.
3. c) Obsługa żądań. Przedszkole zapewnia odpowiednie nakłady i procedury, aby żądania osób były realizowane w terminach i w sposób wymagany przez RODO i dokumentowane.
4. d) Zawiadamianie o naruszeniach. Przedszkole stosuje procedury pozwalające na ustalenie konieczności zawiadomienia osób dotkniętych zidentyfikowanym naruszeniem ochrony danych.

• Przedszkole posiada zasady i metody zarządzania minimalizacją, a w tym:

1. a) zasady reglamentacji i zarządzania dostępem do danych;
2. c) zasady zarządzania okresem przechowywania danych i weryfikacji dalszej
   przydatności;

• Bezpieczeństwo. Przedszkole zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, w tym:

1. a) przeprowadza analizy ryzyka dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii;
2. b) przeprowadza oceny skutków dla ochrony danych tam, gdzie ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie;
3. c) dostosowuje środki ochrony danych do ustalonego ryzyka;
4. d) stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych – zarządza incydentami.

• Przetwarzający. Przedszkole posiada zasady doboru przetwarzających dane na rzecz Przedszkola, wymogów co do warunków przetwarzania (umowa powierzenia), zasad weryfikacji wykonywania umów powierzenia z podmiotami przetwarzającymi dane osobowe.
• Eksport danych. Przedszkole posiada zasady weryfikacji, czy Szkoła nie przekazuje danych do państw trzecich (czyli poza UE, Norwegię, Lichtenstein, Islandię) lub do organizacji międzynarodowych oraz zapewnienia zgodnych z prawem warunków takiego
  przekazywania, jeśli ma ono miejsce.
• Privacy by design. Przedszkole zarządza zmianami mającymi wpływ na prywatność. W tym celu procedury uruchamiania nowych projektów i inwestycji w Przedszkolu uwzględniają konieczność oceny wpływu zmiany na ochronę danych, zapewnienie prywatności (a w tym zgodności celów przetwarzania, bezpieczeństwa danych i minimalizacji) już w fazie projektowania zmiany, inwestycji czy na początku nowego projektu.

 

6. Inwentaryzacja.

 

6.1. Dane szczególne.

Przedszkole identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać szczególne dane osobowe (dane specjalne i dane karne) oraz utrzymuje dedykowane mechanizmy zapewnienia zgodności z prawem przetwarzania danych szczególnych. W przypadku zidentyfikowania przypadków przetwarzania danych szczególnych, Przedszkole postępuje zgodnie z przyjętymi zasadami w tym zakresie.

6.2. Dane niezidentyfikowane.

Przedszkole identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane
niezidentyfikowane i utrzymuje mechanizmy ułatwiające realizację praw osób, których
dotyczą dane niezidentyfikowane.

6.3. Profilowanie.

Przedszkole identyfikuje przypadki, w których dokonuje profilowania przetwarzanych danych i utrzymuje mechanizmy zapewniające zgodność tego procesu z prawem. W razie
zidentyfikowania przypadków profilowania i zautomatyzowanego podejmowania decyzji,
Przedszkole postępuje zgodnie z przyjętymi zasadami w tym zakresie.

6.4. Współadministrowanie.

Przedszkole identyfikuje przypadki współadministrowania danymi i postępuje w tym zakresie
zgodnie z przyjętymi zasadami.

 

7. Rejestr Czynności Przetwarzania Danych (Załącznik nr 2).

7.1. RCPD stanowi formę dokumentowania czynności przetwarzania danych, pełni rolę
mapy przetwarzania danych i jest jednym z kluczowych elementów umożliwiających
realizację fundamentalnej zasady, na której opiera się cały system ochrony danych
osobowych, czyli zasady rozliczalności.

7.2. Przedszkole prowadzi Rejestr Czynności Przetwarzania Danych, w którym inwentaryzuje imonitoruje sposób, w jaki wykorzystuje dane osobowe.

7.3. Rejestr jest jednym z podstawowych narzędzi umożliwiających Przedszkolu rozliczanie
większości obowiązków ochrony danych.

7.4. W Rejestrze, dla każdej czynności przetwarzania danych, którą Przedszkole uznała za
odrębną dla potrzeb Rejestru, Przedszkole odnotowuje co najmniej: (i) nazwę czynności,
(ii) cel przetwarzania, (iii) opis kategorii osób, (iv) opis kategorii danych, (v)
podstawę prawną przetwarzania, wraz z wyszczególnieniem kategorii uzasadnionego
interesu Przedszkola, jeśli podstawą jest uzasadniony interes, (vi) sposób zbierania danych,
(vii) opis kategorii odbiorców danych (w tym przetwarzających), (viii) informację o
przekazaniu poza EU/EOG; (ix) ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków
ochrony danych.

 

8. Podstawy przetwarzania.

8.1. Przedszkole dokumentuje w Rejestrze podstawy prawne przetwarzania danych dla
poszczególnych czynności przetwarzania.

8.2. Wskazując ogólną podstawę prawną (zgoda, umowa, obowiązek prawny, żywotne
interesy, zadanie publiczne/władza publiczna, uzasadniony cel Przedszkola) Przedszkola dookreśla podstawę w czytelny sposób, gdy jest to potrzebne.

8.3. Przedszkole wdraża metody zarządzania zgodami umożliwiające rejestrację i weryfikację
posiadania zgody osoby na przetwarzanie jej konkretnych danych w konkretnym celu,
zgody na komunikację na odległość (email, telefon, sms, in.) oraz rejestrację odmowy
zgody, cofnięcia zgody i podobnych czynności (sprzeciw, ograniczenie itp.). (Załącznik nr 3 Rejestr zgód)

 

9. Sposób obsługi praw jednostki i obowiązków informacyjnych.

9.1. Przedszkole dba o czytelność i styl przekazywanych informacji i komunikacji z osobami,
których dane przetwarza.

9.2. Przedszkole ułatwia osobom korzystanie z ich praw poprzez różne działania, w tym:
zamieszczenie na tablicy ogłoszeń Przedszkola informacji o prawach osób, sposobie skorzystania z nich w Przedszkolu, w tym wymaganiach dotyczących identyfikacji, metodach kontaktu z Przedszkolem w tym celu.

9.3. Przedszkole dba o dotrzymywanie prawnych terminów realizacji obowiązków względem
osób.

9.4. Przedszkole wprowadza adekwatne metody identyfikacji i uwierzytelniania osób dla
potrzeb realizacji praw jednostki i obowiązków informacyjnych.

9.5. W celu realizacji praw jednostki Przedszkole zapewnia procedury i mechanizmy
pozwalające zidentyfikować dane konkretnych osób przetwarzane przez Przedszkole,
zintegrować te dane, wprowadzać do nich zmiany i usuwać w sposób zintegrowany,

9.6. Przedszkole dokumentuje obsługę obowiązków informacyjnych, zawiadomień i żądań
osób.

10. Obowiązki informacyjne

 

10.1. Przedszkole określa zgodne z prawem i efektywne sposoby wykonywania obowiązków
informacyjnych.

10.2. Przedszkole  informuje osobę o przedłużeniu ponad jeden miesiąc terminu na rozpatrzenie żądania tej osoby.

10.3. Przedszkole informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych od tej osoby.

10.4. Przedszkole  informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych o tej osobie niebezpośrednio od niej.

10.5.  Przedszkole określa sposób informowania osób o przetwarzaniu       danych  nieustrukturyzowanych, tam gdzie to jest możliwe (np. tabliczka o objęciu obszaru
monitoringiem wizyjnym).

10.6. Przedszkole  informuje osobę o planowanej zmianie celu przetwarzania danych.

10.7. Przedszkole informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.

10.8. Przedszkole informuje odbiorców danych o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu
przetwarzania danych (chyba że będzie to niemożliwe).

10.9. Przedszkole        informuje osobę o prawie sprzeciwu względem przetwarzania danych najpóźniej przy pierwszym kontakcie z tą osobą.

10.10. Przedszkole, bez zbędnej zwłoki, zawiadamia osobę o naruszeniu ochrony danych osobowych, jeżeli może ono powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub
wolności tej osoby.

 

11. Żądania osób

11.1. Prawa osób trzecich. Realizując prawa osób, których dane dotyczą, Przedszkole wprowadza proceduralne gwarancje ochrony praw i wolności osób trzecich. W
szczególności w przypadku powzięcia wiarygodnej wiadomości o tym, że wykonanie
żądania osoby o wydanie kopii danych lub prawa do przeniesienia danych może
niekorzystnie wpłynąć na prawa i wolności innych osób (np. prawa związane z
ochroną danych innych osób, prawa własności intelektualnej, tajemnicę handlową,
dobra osobiste itp.), Przedszkole może zwrócić się do osoby w celu wyjaśnienia
wątpliwości lub podjąć inne prawem dozwolone kroki, łącznie z odmową
zadośćuczynienia żądaniu.

11.2. Nieprzetwarzanie. Przedszkole informuje osobę o tym, że nie przetwarza danych jej
dotyczących, jeśli taka osoba zgłosiła żądanie dotyczące jej praw.

11.3. Odmowa. Przedszkole informuje osobę, w ciągu miesiąca od otrzymania żądania, o
odmowie rozpatrzenia żądania i o prawach osoby z tym związanych.

11.4. Dostęp do danych. Na żądanie osoby dotyczące dostępu do jej danych, Przedszkole
informuje osobę, czy przetwarza jej dane oraz informuje osobę o szczegółach
przetwarzania, zgodnie z art. 15 RODO (zakres odpowiada obowiązkowi informacyjnemu przy zbieraniu danych), a także udziela osobie dostępu do danych jej
dotyczących. Dostęp do danych może być zrealizowany przez wydanie kopii danych,
z zastrzeżeniem, że kopii danych wydanej w wykonaniu prawa dostępu do danych
Przedszkole nie uzna za pierwszą nieodpłatną kopię danych dla potrzeb opłat za kopie
danych.

11.5. Kopie danych. Na żądanie Przedszkole wydaje osobie kopię danych jej dotyczących i
odnotowuje fakt wydania pierwszej kopii danych. Przedszkole  wprowadza i utrzymuje
cennik kopii danych, zgodnie z którym pobiera opłaty za kolejne kopie danych. Cena
kopii danych skalkulowana jest w oparciu o oszacowany jednostkowy koszt obsługi
żądania wydania kopii danych.

11.6. Sprostowanie danych. Przedszkole  dokonuje sprostowania nieprawidłowych danych na żądanie osoby. Przedszkole ma prawo odmówić sprostowania danych, chyba że osoba w
rozsądny sposób wykaże nieprawidłowości danych, których sprostowania się domaga.
przypadku sprostowania danych Przedszkole  informuje osobę o odbiorcach danych, na
żądanie tej osoby.

11.7. Uzupełnienie danych. Przedszkole  uzupełnia i aktualizuje dane na żądanie osoby. Przedszkole ma prawo odmówić uzupełnienia danych, jeżeli uzupełnienie byłoby niezgodne z
celami przetwarzania danych,  może polegać na oświadczeniu osoby, co do uzupełnianych danych, chyba że będzie to niewystarczające w świetle przyjętych przez Przedszkole procedur (np. co do pozyskiwania takich danych), prawa lub zaistnieją podstawy, aby
uznać oświadczenie za niewiarygodne.

11.8. Usunięcie danych. Na żądanie osoby, Przedszkole usuwa dane, gdy:

1) dane nie są niezbędne do celów, w których zostały zebrane ani przetwarzane w
innych celach,
2) zgoda na ich przetwarzanie została cofnięta, a nie ma innej podstawy prawnej
przetwarzania,
3) osoba wniosła skuteczny sprzeciw względem przetwarzania tych danych,
4) dane były przetwarzane niezgodnie z prawem,
5) konieczność usunięcia wynika z obowiązku prawnego,
6) żądanie dotyczy danych dziecka zebranych na podstawie zgody w celu
świadczenia usług społeczeństwa informacyjnego oferowanych bezpośrednio
dziecku (np. profil dziecka na portalu społecznościowym, udział w konkursie na
stronie internetowej).

Przedszkole określa sposób obsługi prawa do usunięcia danych w taki sposób, aby
zapewnić efektywną realizację tego prawa przy poszanowaniu wszystkich zasad
ochrony danych, w tym bezpieczeństwa, a także weryfikację, czy nie zachodzą
wyjątki, o których mowa w art. 17. ust. 3 RODO.

Jeżeli dane podlegające usunięciu zostały upublicznione przez Przedszkole, Przedszkole
podejmuje rozsądne działania, w tym środki techniczne, by poinformować innych administratorów przetwarzających te dane osobowe, o potrzebie usunięcia danych i
dostępu do nich.

W przypadku usunięcia danych Przedszkole informuje osobę o odbiorcach danych, na
żądanie tej osoby.

11.9. Ograniczenie przetwarzania. Przedszkole dokonuje ograniczenia przetwarzania danych na żądanie osoby, gdy:

1. a) osoba kwestionuje prawidłowość danych – na okres pozwalający sprawdzić ich
   prawidłowość,
2. b) przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia
   się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich
   wykorzystywania,
3. c) Przedszkole nie potrzebuje już danych osobowych, ale są one potrzebne osobie, której
   dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
4. d) osoba wniosła sprzeciw względem przetwarzania z przyczyn związanych z jej
   szczególną sytuacją – do czasu stwierdzenia, czy po stronie Przedszkola zachodzą
   prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu.

W trakcie ograniczenia przetwarzania Przedszkole przechowuje dane, natomiast nie
przetwarza ich (nie wykorzystuje, nie przekazuje), bez zgody osoby, której dane
dotyczą, chyba że w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu
ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy
interesu publicznego.

Przedszkole informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.

W przypadku ograniczenia przetwarzania danych Przedszkole informuje osobę o
odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.

 

11.10. Przenoszenie danych. Na żądanie osoby Przedszkole wydaje w ustrukturyzowanym,
powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub
przekazuje innemu podmiotowi, jeśli jest to możliwe, dane dotyczące tej osoby, które
dostarczyła ona Przedszkolu, przetwarzane na podstawie zgody tej osoby lub w celu
zawarcia lub wykonania umowy z nią zawartej, w systemach informatycznych Przedszkola.

11.11. Sprzeciw w szczególnej sytuacji. Jeżeli osoba zgłosi umotywowany jej szczególną
sytuacją sprzeciw względem przetwarzania jej danych, a dane przetwarzane są przez
Przedszkole w oparciu o uzasadniony interes Przedszkola lub o powierzone Przedszkolu zadanie w interesie publicznym, Przedszkole uwzględni sprzeciw, o ile nie zachodzą po stronie Przedszkola ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby zgłaszającej sprzeciw, lub podstawy do ustalenia,
dochodzenia lub obrony roszczeń.

11.12. Sprzeciw przy badaniach naukowych, historycznych lub celach statystycznych.

Jeżeli Przedszkole prowadzi badania naukowe, historyczne lub przetwarza dane w celach
statystycznych, osoba może wnieść umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw
względem takiego przetwarzania. Przedszkole uwzględni taki sprzeciw, chyba że
przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie
publicznym.

 

11.13. Sprzeciw względem marketingu bezpośredniego. Jeżeli osoba zgłosi sprzeciw
względem przetwarzania jej danych przez Przedszkole na potrzeby marketingu
bezpośredniego (w tym ewentualnie profilowania), Przedszkole uwzględni sprzeciw i
zaprzestanie takiego przetwarzania.

11.14. Prawo do ludzkiej interwencji przy automatycznym przetwarzaniu. Jeżeli Przedszkole przetwarza dane w sposób automatyczny, w tym w szczególności profiluje osoby, i w konsekwencji podejmuje względem osoby decyzje wywołujące skutki prawne lub
inaczej istotnie wpływające na osobę, Przedszkole zapewnia możliwość odwołania się do
interwencji i decyzji człowieka po stronie Przedszkola, chyba że taka automatyczna decyzja: jest niezbędna do zawarcia lub wykonania umowy między odwołującą się osobą a
Szkołą; jest wprost dozwolona przepisami prawa; opiera się o wyraźną
zgodę odwołującej osoby.

 

 

 

 

12. Minimalizacja.

Przedszkole dba o minimalizację przetwarzania danych pod kątem: adekwatności danych do celów (ilości danych i zakresu przetwarzania), dostępu do danych, czasu
przechowywania danych.

• Minimalizacja zakresu.

Przedszkole zweryfikowało zakres pozyskiwanych danych, zakres ich przetwarzania i ilość
przetwarzanych danych pod kątem adekwatności do celów przetwarzania w ramach
wdrożenia RODO.

Przedszkole dokonuje okresowego przeglądu ilości przetwarzanych danych i zakresu ich
przetwarzania nie rzadziej niż raz na rok.

Przedszkole przeprowadza weryfikację zmian co do ilości i zakresu przetwarzania danych w
ramach procedur zarządzania zmianą (privacy by design).

• Minimalizacja dostępu.

Przedszkole stosuje ograniczenia dostępu do danych osobowych: prawne (zobowiązania do
poufności, zakresy upoważnień), fizyczne (strefy dostępu, zamykanie pomieszczeń) i logiczne (ograniczenia uprawnień do systemów przetwarzających dane osobowe i zasobów sieciowych, w których rezydują dane osobowe).

Przedszkole stosuje kontrolę dostępu fizycznego.

Przedszkole dokonuje aktualizacji uprawnień dostępowych przy zmianach w składzie personelu i zmianach ról osób, oraz zmianach podmiotów przetwarzających.

Przedszkole dokonuje okresowego przeglądu ustanowionych użytkowników systemów i
aktualizuje je nie rzadziej niż raz na rok.

Szczegółowe zasady kontroli dostępu fizycznego i logicznego zawarte są w procedurach
bezpieczeństwa fizycznego i bezpieczeństwa informacji Przedszkola.

• Minimalizacja czasu.

Przedszkole wdraża mechanizmy kontroli cyklu życia danych osobowych w Przedszkolu, w tym weryfikacji dalszej przydatności danych względem terminów i punktów kontrolnych
wskazanych w Rejestrze.

Dane, których zakres przydatności ulega ograniczeniu wraz z upływem czasu są usuwane z zasobów Przedszkola, jak też z akt podręcznych i głównych. Dane takie mogą być
archiwizowane oraz znajdować się na kopiach zapasowych systemów i informacji
przetwarzanych przez Przedszkole. Procedury archiwizacji i korzystania z archiwów, tworzenia i wykorzystania kopii zapasowych uwzględniają wymagania kontroli nad cyklem życia danych, a w tym wymogi usuwania danych.

 

13. Bezpieczeństwo.

Przedszkole zapewnia stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw i wolności osób fizycznych wskutek przetwarzania danych osobowych przez Przedszkole.

• Analizy ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa.

Przedszkole przeprowadza i dokumentuje analizy adekwatności środków bezpieczeństwa danych osobowych. W tym celu:

• Przedszkole zapewnia odpowiedni stan wiedzy o bezpieczeństwie informacji,
  cyberbezpieczeństwie i ciągłości działania – wewnętrznie lub ze wsparciem
  podmiotów wyspecjalizowanych.
• Przedszkole kategoryzuje dane oraz czynności przetwarzania pod kątem ryzyka, które przedstawiają (Analiza ryzyka przetwarzania powierzonych danych Załącznik nr 4).
• Przedszkole przeprowadza analizy ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii. Przedszkole analizuje możliwe sytuacje i scenariusze naruszenia ochrony danych osobowych uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia.
• Przedszkole ustala możliwe do zastosowania organizacyjne i techniczne środki
  bezpieczeństwa i ocenia koszt ich wdrażania, w tym Przedszkole ustala przydatność i
  stosuje takie środki i podejście jak:
• pseudonimizacja,
• szyfrowanie danych osobowych,
• inne środki cyberbezpieczeństwa składające się na zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania,
• środki zapewnienia ciągłości działania i zapobiegania skutkom katastrof, czyli zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego.
  • Oceny skutków dla ochrony danych.

Przedszkole dokonuje oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych
osobowych tam, gdzie zgodnie z analizą ryzyka ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie. Przedszkole stosuje metodykę oceny skutków przyjętą w Przedszkolu.

 

• Środki bezpieczeństwa.

Przedszkole stosuje środki bezpieczeństwa ustalone w ramach analiz ryzyka i adekwatności
środków bezpieczeństwa oraz ocen skutków dla ochrony danych. Środki bezpieczeństwa danych osobowych stanowią element środków bezpieczeństwa
informacji i zapewnienia cyberbezpieczeństwa w Przedszkolu i są bliżej opisane w procedurach przyjętych przez Przedszkole dla tych obszarów.

 

• Zgłaszanie naruszeń.

Przedszkole stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych w terminie 72 godzin od ustalenia naruszenia.

14. Przetwarzający.

Przedszkole posiada zasady doboru i weryfikacji przetwarzających dane na rzecz Przedszkola
opracowane w celu zapewnienia, aby przetwarzający dawali wystarczające gwarancje
wdrożenia odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych dla zapewnienia
bezpieczeństwa, realizacji praw jednostki i innych obowiązków ochrony danych
spoczywających na Przedszkolu.

Przedszkole przyjęło minimalne wymagania co do umowy powierzenia przetwarzania danych
stanowiące Załącznik nr 5 do Polityki – ?Wzór umowy powierzenia przetwarzania
danych?.

Przedszkole  rozlicza przetwarzających z wykorzystania podprzetwarzających, jak też z innych
wymagań wynikających z Zasad powierzenia danych osobowych.

15. Eksport danych.

Przedszkole rejestruje w Rejestrze przypadki eksportu danych, czyli przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG w 2017 r. = Unia Europejska, Islandia, Lichtenstein i Norwegia).

Aby uniknąć sytuacji nieautoryzowanego eksportu danych w szczególności w związku z
wykorzystaniem publicznie dostępnych usług chmurowych (shadow IT), Przedszkole okresowo weryfikuje zachowania użytkowników oraz w miarę możliwości udostępnia zgodne z prawem ochrony danych rozwiązania równoważne.

16. Projektowanie prywatności.

Przedszkole zarządza zmianą mającą wpływ na prywatność w taki sposób, aby umożliwić
zapewnienie odpowiedniego bezpieczeństwa danych osobowych oraz minimalizacji ich
przetwarzania.

W tym celu zasady prowadzenia projektów i inwestycji przez Przedszkole odwołują się do zasad bezpieczeństwa danych osobowych i minimalizacji, wymagając oceny wpływu na prywatność i ochronę danych, uwzględnienia i zaprojektowania bezpieczeństwa i minimalizacji przetwarzania danych od początku projektu lub inwestycji.

17. Postanowienia końcowe.

 

W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Polityce Ochrony Danych Osobowych mają zastosowanie przepisy powszechnie obowiązującego prawa.